一、档案室主要为学校提供服务，原则上不对外服务，外单位确需查阅档案时，凭正式介绍信，经领导批准，方可查阅。

二、本单位工作人员查阅、摘录、复制与本部门业务相关档案必须履行必要的登记手续；利用其他部门档案，须经归档部门（单位）同意后方可查阅。

三、外单位来校查阅档案需持合法证明，并说明利用目的，办理相关手续后方可查阅。

四、查阅利用档案一般不借出档案室使用，确因工作特殊需要必须借出时，须经分管领导批准，档案借出时间一般不超过一星期，如需延长使用时间，必须办理续借手续。档案归还时，档案工作人员应对案卷的数量和卷内文件仔细清点，检查无误后方能予以注销。

五、档案利用者必须对档案的完整、安全、保密负责，不得转借、不得丢失，严禁损毁、涂改、勾画、抽页、拆毁和增删，务必保持档案的原样。

六、档案工作人员及档案利用者必须严格遵守上述规定，造成档案损失的，应按《中华人民共和国档案法》有关条例处理。